Automatización de carga de facturas con Invoload AI

El manejo manual de facturas es complicado y propenso a errores, lo que puede causar retrasos en pagos, imprecisiones contables y más trabajo para el equipo.

Por eso, como parte de RMR AP Transformation, nuestra vertical de soluciones de automatización con IA para las áreas de finanzas, desarrollamos Invoload AI, que optimiza la gestión de facturas, permitiendo procesar hasta 1.000 documentos al día.

Con Invoload AI, la carga de facturas se automatiza por completo, reduciendo significativamente los tiempos de procesamiento y eliminando tareas manuales repetitivas. Además, facilita la escalabilidad de las operaciones sin necesidad de aumentar recursos, mientras brinda visibilidad y trazabilidad en tiempo real para una gestión más eficiente.

Utilizando Robotic Process Automation (RPA) combinado con Inteligencia Artificial (IA), logramos una gestión de comprobantes ágil y optimizada. La evolución de RPA ha permitido que pase de automatizar tareas estructuradas y repetitivas a incorporar capacidades avanzadas como el procesamiento inteligente de documentos (IDP), el reconocimiento de lenguaje natural (NLP) y el aprendizaje automático (ML), permitiendo que los procesos sean más flexibles y adaptativos.

El proceso de automatización de carga de facturas

Paso a paso, cómo funciona Invoload AI:

• Recepción y almacenamiento de comprobantes: El proceso comienza con la obtención de los documentos que, en la mayoría de los casos, llegan a través del correo electrónico. Nuestro sistema automatizado identifica estos correos a partir de su asunto y contenido, extrayendo los archivos adjuntos y almacenándolos en una carpeta interna.
• Una vez recibidas, las facturas quedan disponibles digitalmente sin necesidad de circulación física, lo que agiliza su procesamiento y evita pérdidas de documentos.
• Extracción y validación de datos con IA: Las facturas pasan por un proceso de extracción de datos clave, utilizando herramientas de IA. Algunos de los datos que extraemos incluyen:
  • CUIT del emisor y receptor
  • CAE de la factura
  • Fecha de emisión y vencimiento
  • Importe total y subtotal
  • Número y tipo de comprobante
• Esta información se almacena en una base de datos, que puede ser un archivo Excel, SQL o SharePoint, según los requerimientos del cliente.
• Gracias a la combinación de IA con RPA, el sistema puede interpretar datos no estructurados, hacer validaciones automáticas y tomar decisiones en base a patrones históricos. Esto permite verificar la existencia del comprobante en ARCA, cruzarlo con bases de datos internas y generar alertas por montos fuera de los parámetros habituales de un proveedor. Además, en caso de existir una orden de compra, la automatización permite contrastarla con el recibo y la factura correspondiente para proceder directamente a pagos si todo coincide.
• Carga en el sistema de gestión: Superadas las validaciones, la información se ingresa automáticamente en un sistema de gestión como SAP, a través de transacciones como MIRO y FB60. Durante este proceso, Invoload AI completa cada campo necesario y contabiliza la factura en el sistema. En Argentina, donde la carga de impuestos puede ser compleja, nuestra solución también permite gestionar este aspecto de manera eficiente.